Mapa de Procesos [Definicion, Importancia, Simbolos y tipos ]

Definición de Mapa de procesos

Representación global de los procesos de una organización que muestra la secuencia e interacción de todos ellos. Pardo, Á. J. M. (2012)

El mapa de procesos es una muestra universal de los procesos que realiza una organización. Es posible dibujar el mapa de procesos completo con todos los procesamientos de la empresa, o también, es posible realizarlo específicamente para un área en especial, de igual manera para el procesamiento de un producto, un departamento, etc.

¿Que tan importante es un mapa de procesos?

A través del mapa de procesos se pueden articular toda una serie de iniciativas que pueden contribuir a mejorar la gestión de una organización. En un mapa de procesos podemos encontrar, entre otras, las siguientes utilidades:

  1. Facilita la selección de procesos prioritarios ligados a la definición de la estrategia, la innovación de procesos, la mejora de procesos, etc.
  2. Asociándole indicadores de gestión, permite observar rendimientos, tasas de eficiencia en la utilización de recursos, etc.
  3. Permite realizar estudios globales relacionados con el riesgo operacional.
  4. Contribuye definitivamente a la integración de sistemas de gestión, al aunar los procesos relacionados con las disciplinas de integración (calidad, medio ambiente, seguridad y salud, etc.).
  5. Puede utilizarse para perfilar el concepto de misión de la organización, para estructurar el conocimiento disponible y para la formación del personal.

En este tipo de iniciativas el mapa de procesos contribuye a guiar las actuaciones, ayuda a no perder la perspectiva, a darle un sentido global a las iniciativas, a situar adecuadamente cada elemento, a sacar conclusiones generales… En definitiva, crea un marco común de actuación y referencia.

Las reglas para la creación de mapas de procesos no son tan profundas como en el caso de los diagramas de flujo. Existe mucha más libertad para dibujarlos y, por tanto, mayor diversidad de formatos. En los siguientes apartados se exponen las configuraciones más comunes y la forma de estructurarlas.

Símbolos utilizados para realizar un mapa de procesos

Los siguientes símbolos, son los mas básicos necesarios para realizar cualquier mapa de procesos, es posible utilizar, pero deberán estar declarados y ademas ser compatibles con el contexto y el mensaje que se quiere emitir.

Símbolos mapas de procesos

¿Para que sirve un mapa de procesos?

En el mapa de procesos se muestra la secuencia de los procesos y las interrelaciones que existen entre ellos. Por tanto, hace visible la estructura de procesos de la organización, el entramado metodológico que permite el funcionamiento interno y la generación de los productos y servicios. Pardo, Á. J. M. (2012). Configuración y usos de un mapa de procesos.

Tipos de mapas de procesos

No existe un tipo de mapa de procesos en especial, cada empresa utiliza un mapa de procesos de acuerdo a ejemplos relacionados a su actividad de negocio para luego adaptarla a su situación especifica.

El autor Pardo, A, J, M ha clasificado los mapas de procesos en los siguientes:

  • Mapa de Procesos Convencional: Utiliza la clasificación clásica de procesos (estratégicos, operativos y auxiliares) para la realización del mapa.

Mapa de procesos convencional
Representación gráfica de un mapa de procesos convencional.
Fuente: Pardo, Á. J. M. (2012). Configuración y usos de un mapa de procesos. Pag 51

  • Mapa de Procesos Formal: En este tipo de mapa se utiliza la clasificación de procesos sugerida por la norma UNE-EN ISO 9001:2008, la cual se fundamenta en los procesos para las actividades de la dirección, procesos para la realización del producto, procesos de provisión de recursos, procesos de medición, análisis y mejora. Es por esta razón que las organizaciones en donde tengan una certificación con la norma ISO 9001:2008 tengan este tipo de mapa de procesos.

La forma en como se organiza el mapa puede variar, el autor puede realizarlo de acuerdo a las necesidades de la organización en especifico.

Para ilustrar con un ejemplo el mapa de procesos formal, se le invita a que observe el siguiente gráfico:

Ejemplo de mapa de procesos formal Norma ISO 9001
Representación gráfica de un mapa de procesos formal genérico.
Fuente: Pardo, Á. J. M. (2012). Configuración y usos de un mapa de procesos. Pag 52

Es importante añadir, que esta es solo una sugerencia para realizar el mapa de procesos formal, esta arquitectura expresada por el autor puede emplearse independientemente del cumplimiento o no de las disposiciones de la normatividad.

  • Mapa de Procesos lineal: En este tipo de mapa se utilizan los conceptos de un diagrama de flujo para así realizar el procesamiento global de los procesos de una empresa. Suele apoyarse en el mapa de procesos clásicos, desplegando los procesos operativos como si fueran un diagrama de flujo. La gran diferencia, es que en el mapa lineal cada rectángulo o caja no es una actividad, sino un proceso. De igual manera, se suele omitir los rombos de decision.

Un ejemplo para ilustrar este tipo de mapa de procesos lo puede ver en el siguiente grafico:

mapa de procesos lineal
Representación gráfica de un mapa de procesos lineal.
Fuente: Pardo, Á. J. M. (2012). Configuración y usos de un mapa de procesos. Pag 52

  • Otros tipos de mapas o configuraciones: Sera valida cualquier otra configuración, pero debería cumplir las siguientes condiciones:

    • Autoexplicativo: El mapa/dibujo no necesita un apuntador (flecha), puesto que este debe explicar por si mismo la distribución de los procesos y la relación que existe entre estos. Este condicionamiento debe hacerse en el uso de todos los mapas de procesos, pues ayudara mucho a la comprensión.
    • Procesos necesarios: No se deben obviar procesos fundamentales en relación con el alcance de la organización.
    • Admite despliegues: El mapa de primer nivel puede ser desplegado tantas veces sea posible.

    Un ejemplo de otro tipo de configuraciones es el siguiente, en donde se presenta un mapa en forma de árbol:

    mapa de procesos tipo arbol
    Representación gráfica de un mapa de procesos de tipo árbol.
    Fuente: Pardo, Á. J. M. (2012). Configuración y usos de un mapa de procesos. Pag 54

Los tipos de mapas de procesos mas usados son el convencional y el formal. El convencional porque su origen estuvo relacionado con la representación de las cadenas de valor, y el formal, por la influencia queda generado la Norma ISO 9001:2008.

Articulo en PDF: Mapa de procesos

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